Milloin yritys tarvitsee controller-palvelua? Kun luvut eivät vielä kerro, mitä pitäisi tehdä

Liikevaihto kasvaa, mutta yrityksen tilillä ei tunnu olevan aiempaa enempää rahaa. Uusi työntekijä helpottaisi kiirettä, mutta kukaan ei ole laskenut, kuinka paljon lisämyyntiä palkkaus vaatisi kattaakseen kustannuksensa. Kirjanpito on ajan tasalla ja kuukausiraportti saapuu sovitusti, mutta päätöstä varten puuttuu edelleen vastaus.

Milloin yritys tarvitsee controller-palvelua? Tyypillisesti silloin, kun toteutuneiden lukujen rinnalle tarvitaan niiden tulkintaa, ennusteita tai vaihtoehtojen vertailua. Tarkoitus ei ole tuottaa mahdollisimman paljon raportteja, vaan erottaa päätöksen kannalta olennaiset luvut kaikesta muusta mitattavissa olevasta.

Tässä artikkelissa käydään läpi, miten controller-palvelu eroaa tavallisesta kuukausiraportoinnista, millaisissa päätöksissä siitä on eniten hyötyä, milloin jatkuva tuki on perusteltu ja milloin yritys ei sitä vielä tarvitse. Controller-palvelu voi limittyä ulkoistettuun talouspäällikköpalveluun, mutta tehtävien laajuus määräytyy yrityksen tarpeen mukaan. Tässä artikkelissa controller-palvelulla tarkoitetaan erityisesti taloustiedon analysointia, ennustamista ja päätösvaihtoehtojen laskemista.

Kirjanpidosta päätöksenteon tiedoksi – kolme eri kysymystä

Yrityksen taloudesta esitetään käytännössä kolmea eri kysymystä. Ne tarvitsevat erilaista tietoa, ja ne myös ratkeavat eri vaiheessa.

Mitä tapahtui?

Kirjanpidon raportit kokoavat toteutuneet tuotot, kulut, varat, velat ja tuloksen. Tuloslaskelma, tase ja kassavirtalaskelma kuvaavat yrityksen taloutta kolmesta eri näkökulmasta: kannattavuudesta, varallisuusasemasta ja rahojen riittävyydestä. Tämä on perusta, jonka varaan kaikki muu rakentuu.

Miksi niin tapahtui?

Kokonaisluku ei kerro muutoksen syytä. Katteen lasku voi johtua myyntimäärän muutoksesta, hinnoittelusta, materiaalikuluista, alihankinnasta, sesongista tai yhdestä poikkeavasta projektista. Vastaus löytyy vasta, kun tulot ja kulut eritellään sellaisiin osiin, joita voi verrata keskenään.

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Ennusteessa arvioidaan tulevia tuloja ja menoja sekä vertaillaan vaihtoehtoja. Päätöstä varten voidaan laskea, mitä palkkaus, hinnanmuutos tai investointi tekisi kassalle ja kannattavuudelle eri oletuksilla.

Controller-palvelun tarve alkaa yleensä siitä, että ensimmäiseen kysymykseen on jo vastaus mutta toiseen tai kolmanteen ei. Controller-palvelun perustana on riittävän luotettava ja ajantasainen toteumatieto. Voudittaren palveluihin kuuluvat sekä kirjanpito että talouden suunnitteluun liittyvät controller- ja talouspäällikköpalvelut.

Päätökset, joissa pelkkä toteuma ei riitä

Voimmeko palkata uuden työntekijän ilman, että kassa kiristyy liikaa?

Työtä olisi enemmän kuin yrittäjä ehtii tehdä. Tilauksia joudutaan siirtämään, ja osa kyselyistä jää kokonaan hoitamatta. Uuden henkilön palkkaaminen ratkaisisi kiireen, mutta se nostaa kustannuksia heti, kun taas lisämyynti toteutuu vasta myöhemmin ja epävarmemmin.

Palkka sivukuluineen ei ole palkkauksen ainoa vaikutus. Perehdytys sitoo hetkellisesti nykyisten työntekijöiden aikaa, jolloin laskutettava työ voi ensimmäisinä kuukausina jopa vähentyä. Uusi kapasiteetti tuottaa hyötyä vasta, jos sille löytyy riittävästi kannattavaa työtä, eikä pelkkä tuntien täyttyminen vielä riitä perusteeksi.

Päätöstä varten on erotettava kaksi eri kysymystä toisistaan. Tuloksen kannalta ratkaisee, tuottaako uusi henkilö enemmän katetta kuin hän maksaa. Kassan kannalta ratkaisee ajoitus: palkka ja sivukulut lähtevät tililtä kuukausittain, kun taas lisätyön laskut maksetaan maksuehdon mukaan viiveellä. Laskelmaan tarvitaan vähintään nykyinen työmäärä, myyntinäkymä, katetaso ja kassatilanne.

Konkreettinen kysymys, johon vastaus kannattaa laskea ennen päätöstä, kuuluu näin: kuinka paljon uutta laskutettavaa työtä tarvitaan, jotta palkkaus kattaa kustannuksensa myös hiljaisempana kuukautena? Yleispätevää euromäärää tai prosenttilukua tähän ei ole, koska vastaus riippuu katetasosta, kapasiteetista ja kausivaihtelusta.

Miksi myynti kasvaa mutta kannattavuus ei?

Tässä kysymyksessä ei ole kyse rahan riittävyydestä vaan siitä, mistä tulos muodostuu. Liikevaihto voi kasvaa vähäkatteisesta työstä, ja myyntimäärän kasvu lisää usein samaan aikaan alihankintaa, materiaaleja, toimituskuluja tai ylityötä. Kokonaisraportti näyttää tällöin kasvua, vaikka jokainen lisäeuro tuottaisi aiempaa vähemmän.

Kaikki asiakkaat, tuotteet ja projektit eivät myöskään ole yhtä kannattavia. Kaksi palvelua voi tuoda yhtä paljon liikevaihtoa, mutta toisessa työaikaa, matkakuluja ja ulkopuolisia ostoja kuluu huomattavasti enemmän. Pelkkä myyntisummien vertailu ei silloin kerro, kumpaa kannattaa kasvattaa – eikä myöskään sitä, kumpi sitoo enemmän yrityksen resursseja.

Controller-laskennassa tuloja ja kuluja voidaan eritellä sellaisiin kokonaisuuksiin, joilla on päätöksen kannalta merkitystä: palveluun, asiakasryhmään, projektiin tai toimipisteeseen. Jokaista kustannusta ei voi eikä kannata kohdistaa täydellisesti. Laskenta tehdään käytettävissä olevan tiedon ja liiketoiminnan kannalta tarkoituksenmukaisen tarkkuuden mukaan, ja karkeakin erittely riittää usein osoittamaan, missä ero syntyy.

Onko hinta oikea vai myymmekö kiirettä liian halvalla?

Hinnan pitää kattaa suoraan työhön liittyvät kulut, ja sen lisäksi siitä on jäätävä osuus kiinteisiin kuluihin ja tavoiteltuun tulokseen. Tämä on periaatteessa tuttua, mutta käytännössä katteen kuluminen tapahtuu kohdissa, jotka eivät näy hinnastossa: laskuttamatta jäävässä työssä, sovituissa alennuksissa, veloittamattomissa muutoksissa ja arvioitua pidempään venyneissä työvaiheissa.

Täysi työkalenteri ei vielä osoita, että hinnoittelu on kannattava. Se kertoo, että kysyntää on nykyisellä hinnalla, mutta ei sitä, kattaako hinta työn todelliset kustannukset ja tavoitellun tuloksen. Kysymys ”mitä kilpailijat veloittavat?” kertoo markkinasta muttei omasta kustannusrakenteesta. Yrityksen on vastattava toiseen kysymykseen: millä hinnalla juuri tämä työ kattaa omat kustannuksemme ja tuottaa tavoitellun tuloksen?

Vastausta varten tarvitaan tieto työhön käytetystä ajasta, ostojen kustannuksista, käytettävissä olevasta kapasiteetista ja tavoitellusta katteesta. Näiden pohjalta voidaan testata, mitä muutaman prosentin hinnankorotus tai vastaavan suuruinen alennus tekisi tulokselle nykyisellä myyntimäärällä.

Riittääkö raha investointiin myös hankinnan jälkeen?

Ostohinta on investointipäätöksessä vain yksi luku. Yhtä tärkeää on, miten hankinta rahoitetaan, milloin maksut erääntyvät ja syntyykö asennuksesta, huollosta, koulutuksesta tai käyttöönotosta kuluja, joita ei ollut tarjouksessa. Kassan kannalta ratkaisee, kestävätkö lainanlyhennykset ja muut rahoituskustannukset myös hiljaisempina kuukausina.

Toinen puoli päätöstä on hyödyn luonne. Vähentääkö investointi kustannuksia vai mahdollistaako se lisämyyntiä, ja kuinka nopeasti vaikutus alkaa näkyä? Kustannussäästö voi olla lisämyyntiä helpompi arvioida, koska säästö perustuu enemmän yrityksen omaan toimintaan, kun taas lisämyynti riippuu myös asiakkaiden päätöksistä.

Suomi.fi:n rahoitusoppaan mukaan kannattavuuslaskelmalla arvioidaan tarvittavaa myyntiä ja rahoituslaskelmalla rahan tarvetta sekä sen lähteitä. Ulkopuolista rahoitusta haettaessa voidaan rahoittajasta riippuen tarvita myös tulos-, rahoitus- ja kassavirtaennusteita: esimerkiksi Business Finland edellyttää tällaisia laskelmia osassa rahoituspalveluistaan.

Yksi ennuste ei aina riitä päätöksen arvioimiseen. Investoinnista kannattaa tehdä perusennuste, varovainen ennuste ja tavoiteltu ennuste, joissa myyntimäärä, hinta ja käyttöönoton aikataulu vaihtelevat. Näitä ei kannata nimetä parhaaksi, pahimmaksi ja todennäköiseksi skenaarioksi, ellei oletuksia ole oikeasti määritetty ja kirjattu näkyviin. Laskelma ei ennusta tulevaisuutta, vaan näyttää, kuinka paljon lopputulos muuttuu, jos jokin oletus ei pidäkään.

Miksi tulos näyttää hyvältä mutta pankkitili ei?

Tulos ja raha ovat kaksi eri asiaa, eivätkä tuloslaskelman myynti ja asiakkaalta saatu maksu välttämättä ajoitu samaan kuukauteen. Suoriteperusteisessa kirjanpidossa tulo kohdistetaan pääsääntöisesti ajankohtaan, jolloin tavara on luovutettu tai palvelu suoritettu, kun taas raha saapuu maksuehdon mukaan. Varastoon ja investointeihin sitoutuu rahaa, vaikka koko maksettu summa ei näy tuloslaskelmassa saman kauden kuluna. Lainanlyhennys pienentää kassaa mutta ei tulosta, ja arvonlisävero, ennakkoverot ja muut maksut erääntyvät omassa rytmissään riippumatta siitä, milloin asiakkaat maksavat.

Suomi.fi:n talousoppaassa nämä näkökulmat erotetaan selvästi toisistaan: tuloslaskelma kuvaa kannattavuutta, tase varallisuusasemaa ja kassavirtalaskelma sitä, riittävätkö rahat maksuihin. Maksuvaikeuksia voi syntyä myös yrityksessä, jonka liiketoiminta on muuten kannattavaa.

Kassavirtaennuste ei siis korvaa tuloslaskelmaa. Se vastaa eri kysymykseen: minä kuukautena rahaa tulee ja minä kuukautena sitä tarvitaan.

Hyvä johdon raportti vastaa kysymykseen, ei täytä näyttöä mittareilla

Raportoinnin arvo ei kasva mittareiden määrän mukana. Yrityksen ei tarvitse seurata kaikkea, mitä järjestelmä pystyy tuottamaan, vaan muutamaa lukua, jotka liittyvät sen omiin tavoitteisiin ja edessä oleviin päätöksiin. Seuraava taulukko kytkee tavallisimmat päätöskysymykset niiden vaatimaan tietoon.

Mittarit valitaan yrityksen oman toimintamallin mukaan, eikä sama kokoelma sovi kahdelle eri yritykselle. Jokaisella luvulla pitäisi olla käyttäjä ja tarkoitus, ja raportin pitäisi johtaa keskusteluun tai päätökseen. Jos mittaria seurataan vain siksi, että järjestelmä tuottaa sen, se vie tilaa niiltä luvuilta, joilla on merkitystä.

Taloushallintoliiton controller-koulutuksen sisällössä painottuvat samat asiat: kannattavuuslaskenta, tunnusluvut, talouden analysointi, budjetointi, kassavirta ja tiedon välittäminen ymmärrettävässä muodossa päätöksentekijöille. Viimeinen kohta on käytännössä yhtä ratkaiseva kuin laskeminen itsessään.

Jatkuva controller-palvelu vai yksi rajattu laskelma?

Yksittäinen toimeksianto riittää usein silloin, kun edessä on yksi selvästi rajattu kysymys. Sellaisia ovat esimerkiksi yhden investoinnin arviointi, yhden palvelun tai tuotteen hinnoittelun tarkastus, ensimmäisen budjetin tai kassavirtaennusteen rakentaminen, rahoitushakemuksen laskelmien valmistelu ja yksittäisen palkkauspäätöksen vaihtoehtojen vertailu. Työ alkaa ja päättyy, ja lopputuloksena on laskelma sekä sen oletukset kirjattuna.

Jatkuvasta tuesta on hyötyä silloin, kun päätöksiä tehdään toistuvasti eikä vain kerran vuodessa. Tarve kasvaa, kun yritys kasvaa tai sen kustannusrakenne muuttuu, kun kassa vaihtelee voimakkaasti kuukausittain, kun palveluja, projekteja tai liiketoiminta-alueita on useita ja niiden kannattavuus eroaa toisistaan, tai kun budjettia ja ennustetta pitää päivittää säännöllisesti. Myös johdon tai hallituksen kuukausittainen tiedontarve puoltaa jatkuvaa järjestelyä.

Ulkoistaminen ei ole automaattisesti kokoaikaista työntekijää edullisempi ratkaisu. Sopiva toteutustapa riippuu ratkaistavasta kysymyksestä, tarvittavan työn laajuudesta ja siitä, onko talouden analysoinnille jatkuvaa vai yksittäiseen päätökseen liittyvää tarvetta. Voudittaren palveluihin kuuluvat tarvittaessa ulkoistetun controllerin ja talouspäällikön tehtävät.

Milloin controller-palvelu ei vielä ole oikea ratkaisu?

Kirjanpidon tiedot eivät ole vielä riittävän ajantasaisia tai luotettavia

Ennusteita ja kannattavuuslaskelmia ei kannata rakentaa epäselvän perustiedon varaan, koska perustiedon virhe voi siirtyä jokaiseen sen pohjalta tehtävään laskelmaan. Ensimmäinen tehtävä voi silloin olla kirjanpidon, aineiston kulun ja raportoinnin saaminen kuntoon. Lue myös, miten sähköinen taloushallinto pienyritykselle tuottaa analyysin tarvitsemaa ajantasaista tietoa.

Yrityksen toiminta on hyvin yksinkertaista

Jos tapahtumia on vähän, kustannusrakenne on yrittäjän tiedossa ja rahan sekä kannattavuuden tilanteen näkee suoraan kuukausiraportilta, jatkuva controller-palvelu voi olla tarpeettoman raskas. Tällöin yksittäinen laskelma päätöksen kohdalla riittää.

Päätöstä ei aiota tehdä tiedon perusteella

Laskelma ei muuta mitään, jos yrityksessä ei ole valmiutta tarkistaa omia oletuksia tai muuttaa toimintaa tulosten perusteella. Controller ei tee liiketoimintapäätöksiä yrittäjän puolesta, vaan tekee vaihtoehtojen seuraukset näkyviksi.

Varsinainen ongelma on muualla kuin taloustiedossa

Heikko kysyntä, tuotannon häiriö tai epäselvä työnjako ei ratkea raportilla. Talousanalyysi voi arvioida ongelman vaikutuksia euroina ja näyttää, kuinka pitkään yrityksen talous kestää tilanteen jatkuessa käytettyjen oletusten mukaisena. Varsinainen syy on silti korjattava toiminnassa.

Nämä eivät ole perusteita jättää talouden suunnittelu tekemättä. Ne ovat perusteita ajoittaa se oikein: palvelun lähtökohtana on tunnistettu tarve, ei controller-nimikkeen lisääminen yrityksen arkeen.

Ensimmäinen kysymys ei ole ”mitä raportteja haluatte?”

Controller-yhteistyön suunnittelu alkaa päätöksestä tai ongelmasta, ei raporttipohjasta. Ensin selvitetään, mitä yritys yrittää ratkaista, milloin päätös on tehtävä ja mitkä vaihtoehdot ovat aidosti mahdollisia. Sen jälkeen käydään läpi, mitä toteutuneesta taloudesta jo tiedetään, mitkä luvut perustuvat arvioihin, kuinka pitkälle tulevaisuuteen pitää nähdä ja kuka analyysiä lopulta käyttää päätöksessään.

Vasta tämän jälkeen määräytyy tarvittava aineisto. Se voi olla viimeisin tuloslaskelma ja tase, pankkitilien ja kassan tilanne, avoimet myyntisaamiset ja ostovelat, myyntiennuste tai tilauskanta, palkka- ja henkilöstökustannukset, palvelu- tai projektikohtaiset tiedot taikka suunniteltua investointia koskevat tarjoukset ja rahoitusehdot. Kaikkea tätä ei tarvita kerralla, vaan ratkaistava kysymys määrää, mikä aineisto on olennaista.

Hyvä controller-työ ei ala taulukosta vaan siitä, mihin kysymykseen taulukon pitää vastata.

Miltä hyödyllinen lopputulos näyttää?

Työn tuloksen tunnistaa siitä, mitä yrityksessä osataan sen jälkeen sanoa. Yrittäjä tietää, mistä kuluvan kauden tulos muodostuu ja miksi toteuma poikkeaa suunnitelmasta. Hän tietää, riittääkö kassa lähikuukausien maksuihin ja millä oletuksilla palkkaus tai investointi kannattaa. Hän tietää myös, mitkä tuotteet, palvelut tai projektit yltävät tavoiteltuun katteeseen ja mitkä eivät.

Yhtä tärkeää on, että seuraava askel on sovittu: mitä muutosta seurataan seuraavassa raportissa ja kuka reagoi, jos ennuste poikkeaa sovitusta rajasta. Ilman tätä analyysi jää yksittäiseksi tiedostoksi.

Hyvä lopputulos ei myöskään ole välttämättä myönteinen päätös. Myös päätös lykätä investointia, rajata rekrytointia tai muuttaa hinnoittelua on arvokas, jos se perustuu näkyviksi tehtyihin oletuksiin eikä tuntumaan.

Artikkelin lähteet

• Finlex: Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku 3 §
• Suomi.fi: Talouden peruslaskelmat ja seuranta
• Suomi.fi: Lyhyen ja pitkän aikavälin rahoitussuunnittelu
• Suomi.fi: Rahoitus- ja kannattavuuslaskelmat
• Business Finland: Rahoituksen hakeminen
• Taloushallintoliitto: Talouden ohjaamisen ja suunnittelun erikoistumisohjelma – kirjanpitäjästä controlleriksi
• Vouditar: Palvelut

Controller-palvelu on ajankohtainen, kun päätöksen merkitys kasvaa

Yritys ei tarvitse controller-palvelua vain tietyn liikevaihtorajan ylitettyään. Tarve syntyy yleensä silloin, kun päätökset vaikuttavat aiempaa enemmän kassaan, kannattavuuteen tai yrityksen tulevaan suuntaan eikä toteutunut kirjanpitotieto yksin riitä vaihtoehtojen arvioimiseen.