Sähköinen taloushallinto pienyritykselle – näin laskut, kuitit ja taloustieto kulkevat

Sähköinen taloushallinto pienyritykselle tarkoittaa monen yrittäjän mielessä lähinnä sitä, että kuitit kuvataan puhelimella ja lähetetään kirjanpitäjälle kuukauden lopussa. Kuvaaminen on osa kokonaisuutta, mutta yksinään se ei muuta paljoakaan: aineisto on edelleen hajallaan ja puuttuvat tiedot etsitään jälkikäteen. Toimiva kokonaisuus syntyy vasta, kun myyntilaskut, ostolaskut, korttiostot, pankkitapahtumat ja kirjanpidon kirjaukset kulkevat yhdessä sovitulla tavalla ja päätyvät samaan paikkaan.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä yrittäjä tekee itse, mitä taloushallinto-ohjelmisto voi hoitaa, mitä kirjanpitäjä tarkistaa ja miten näistä lopulta muodostuu taloustieto, jonka varassa yritystä voi johtaa. Näkökulma on yrittäjän arjessa ja tiedon kulussa, ei ohjelmistojen ominaisuuksissa.

Sähköinen taloushallinto ei ole vain paperiton kirjanpito

Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpitoaineistoa käsitellään ja säilytetään sähköisesti siten, että sen sisältöä voidaan tarkastella ja se voidaan tarvittaessa saattaa selväkieliseen muotoon. Aineiston sähköinen muoto ei lyhennä säilytysaikoja: tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.

Muotoa olennaisempaa on kuitenkin se, että yrittäjällä ja kirjanpitäjällä voi olla pääsy samaan järjestelmään ja samoihin tietoihin. Samaa tietoa ei tarvitse siirtää käsin järjestelmästä toiseen, ja lasku, maksu, kuitti ja kirjanpidon kirjaus voidaan yhdistää saman tapahtuman osiksi. Kun tapahtumaketju on ehjä, kirjanpitäjän ei tarvitse selvittää erikseen, mihin ostoon pankkitililtä lähtenyt summa liittyy.

Sähköisyys ei silti tarkoita, että kaikki tapahtuisi itsestään tai ilman tarkistamista. Paperin puuttuminen ei vielä tee taloushallinnosta sujuvaa. Jos kuitit tulevat kirjanpitäjälle sähköpostissa, viestisovelluksissa ja irrallisina kuvatiedostoina, työ voi olla yhtä hajanaista ja hidasta kuin ennenkin. Ratkaisevaa on, että jokaiselle aineistotyypille on sovittu yksi reitti ja että sitä reittiä myös käytetään. Käytännöistä sovitaan yhdessä kirjanpitäjän kanssa

Näin pienyrityksen kolme tavallista tapahtumaa kulkevat

Tiedon kulun ymmärtää parhaiten seuraamalla yksittäisiä liiketapahtumia alusta loppuun. Seuraavassa kolme tavallisinta: myyntilasku, ostolasku ja yrityksen kortilla tehty ostos.

Myyntilasku – tehdystä työstä kirjanpidon tuloksi

Myyntilasku alkaa siitä, mitä yritys on asiakkaalle tehnyt. Yrittäjä muodostaa laskun oikeilla asiakas-, tuote-, hinta- ja verotiedoilla, ja lasku lähetetään asiakkaalle sovitulla tavalla, useimmiten verkkolaskuna tai sähköpostilaskuna. Lasku näkyy järjestelmässä avoimena saatavana. Kun asiakkaan maksu saapuu, suoritus kohdistetaan laskuun ja saatava merkitään maksetuksi. Kirjanpitäjä käsittelee myynnin kirjanpidossa yrityksen kirjaustavan ja sovitun työnjaon mukaisesti.

Vastuunjako on tässä ketjussa selkeä. Yrittäjä tietää, mitä asiakkaalta laskutetaan ja millä perusteella, koska hän on tehnyt työn tai toimittanut tuotteen. Taloushallinto-ohjelmisto voi välittää laskun, näyttää sen tilan ja asetuksista riippuen kohdistaa pankkiyhteyden kautta saapuneen suorituksen. Kirjanpitäjä huolehtii sovitussa laajuudessa tapahtuman kirjanpidollisesta ja verotuksellisesta käsittelystä. Osa ohjelmistoista voi hoitaa myös esimerkiksi maksumuistutuksia tai saatavan siirtämistä perintään, mutta nämä toiminnot otetaan käyttöön erikseen ja niistä sovitaan – ne eivät sisälly automaattisesti jokaiseen sähköiseen laskutukseen.

Käytännön huomio, joka ei liity ohjelmistoon lainkaan: lasku kannattaa tehdä pian työn tai toimituksen jälkeen. Myöhässä lähetetty lasku viivästyttää myös rahan saapumista, eikä mikään järjestelmä korvaa sitä, että lasku lähetetään vasta kaksi viikkoa työn tai toimituksen jälkeen.

Ostolasku – vastaanottamisesta hyväksyntään ja maksuun

Ostolasku kulkee vastakkaiseen suuntaan. Lasku saapuu sähköisesti sovittuun järjestelmään, jossa se jää odottamaan käsittelyä. Yrittäjä tai muu nimetty henkilö tarkistaa, että lasku kuuluu yritykselle ja vastaa tilausta, hyväksyy sen ja huolehtii maksamisesta sovitun käytännön mukaisesti. Kun maksu kohdistetaan laskuun, avoin ostovelka merkitään maksetuksi. Kirjanpitäjä käsittelee kulun kirjanpidossa yrityksen kirjaustavan mukaisesti.

Fennoassa esimerkiksi verkkolaskut, sähköpostilaskut ja skannatut laskut voidaan tuoda samaan näkymään, ja laskut voidaan kierrättää hyväksyntään sekä maksuun. Automaatiota voidaan käyttää apuna esimerkiksi tietojen tunnistamisessa ja tiliöinnin ehdottamisessa, mutta kirjanpidollinen päätösvalta ei siirry ohjelmistolle.

Hyväksyminen ei ole turha klikkaus vaan kohta, jossa yrittäjän oma tieto liittyy tapahtumaan. Yrittäjän täytyy tunnistaa, kuuluuko meno yritykselle, onko summa oikein, onko tavara tai palvelu tosiasiassa saatu ja liittyykö tapahtumaan jotain sellaista, mikä ei käy ilmi itse laskusta. Kirjanpitäjä ei voi laskusta päätellä esimerkiksi sitä, onko toimituksesta puuttunut osa, onko lasku riitautettu tai mihin liiketoiminnan tarpeeseen hankinta liittyy.

Korttiosto – kuitti talteen silloin, kun ostos syntyy

Kolmas tapahtuma on hyvin tavallinen ja jää helposti kesken. Yrittäjä ostaa yrityksen kortilla työvälineen, polttoainetta tai tarvikkeita, ja ostos näkyy pian kortti- tai pankkitapahtumana. Tapahtuma yksinään ei kuitenkaan kerro, mitä ostettiin, mihin tarkoitukseen, keitä esimerkiksi neuvottelukulu koski tai kuuluuko meno kokonaan vai vain osittain yritykselle.

Siksi kuitti kannattaa tallentaa mahdollisimman pian ostohetkellä, lisätä siihen tarvittaessa lyhyt tieto ostoksen tarkoituksesta ja yhdistää se oikeaan kortti- tai pankkitapahtumaan. Kirjanpitäjä käsittelee tapahtuman sen tiedon perusteella, joka kuitilta ja selitteestä käy ilmi.

Fennoan mobiilisovelluksella kuitteja voidaan kuvata ja lähettää kirjanpitoon suoraan puhelimella. Voudittaren asiakkaat voivat toimittaa aineistoa sovitun kokonaisuuden mukaan myös eTaskun tai Holvin kautta. Väline ei ole tässä ratkaiseva, vaan se, että sama aineisto kulkee aina samaa reittiä.

Miltä sähköinen taloushallinto näyttää yhden kuukauden aikana?

Kuukausi ei etene kalenterin vaan toiminnan rytmin mukaan. Työn määrä ei myöskään jakaudu tasaisesti, vaan painottuu sen mukaan, missä vaiheessa aineisto käsitellään.

Tapahtuman syntyessä

Suurin osa työstä tehdään silloin, kun tapahtuma syntyy. Myyntilasku tehdään pian työn valmistuttua, saapunut ostolasku tarkistetaan, kuitti tallennetaan ostoksen yhteydessä ja tapahtumalle lisätään selite silloin, kun sen tausta on vielä muistissa.

Kuukauden aikana

Kuukauden mittaan seurataan avoimia myyntilaskuja ja huomataan, jos jokin suoritus on viipynyt. Ostolaskut hyväksytään ennen eräpäivää, puuttuvat kuitit täydennetään ja palkka-aineisto toimitetaan sovitussa aikataulussa. Kun tiedot on tallennettu tapahtuman yhteydessä, kuukauden aikana tehtävä työ painottuu seurantaan ja poikkeamien käsittelyyn. Jos aineisto on jäänyt tallentamatta tai toimittamatta, samat tehtävät muuttuvat etsimiseksi.

Kuukauden päätyttyä

Kuukauden päätyttyä tilit ja tapahtumat täsmäytetään, puuttuvat tiedot selvitetään ja kirjaukset viimeistellään. Tarvittavat ilmoitukset laaditaan ja annetaan, ja yrittäjä saa käyttöönsä sovitut raportit.

Tuore näkymä yrityksen talouteen ei siis synny ohjelmiston hankkimisesta. Näkymä on juuri niin tuore kuin aineiston käsittely: jos kaikki kasaantuu kuukauden viimeiselle viikolle, myös luvut valmistuvat vasta silloin. Sovittu käsittelyrytmi sen sijaan voi tuoda taloustiedon lähemmäs tapahtumahetkeä ja parantaa lukujen käyttökelpoisuutta myös kesken kuukauden.

Mitä yrittäjä, ohjelmisto ja kirjanpitäjä tekevät?

Kirjanpidon ulkoistaminen ei poista yrittäjän tai yrityksen johdon vastuuta siitä, että taloushallinto on järjestetty asianmukaisesti. Kirjanpitäjä tarvitsee työnsä perustaksi oikeat tiedot ajoissa sekä selvityksen tapahtumien liiketoiminnallisesta taustasta. Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi laskujen tarkistamista, hyväksyntöjen hoitamista ja puuttuvien tietojen täydentämistä.

Sähköinen ei tarkoita, että kaikki tapahtuu automaattisesti

Sähköinen taloushallinto ei poista tarkistamista, vaan siirtää sen aikaisemmaksi. Seuraavat viisi tilannetta voivat tulla pienyrityksessä vastaan ohjelmistosta riippumatta.

Kuitti on tallennettu, mutta ostoksen tarkoitus ei käy siitä ilmi

Ohjelmisto voi tunnistaa päivämäärän, summan ja usein myös myyjän. Se ei kuitenkaan tiedä, ostettiinko rautakaupasta tarvikkeet asiakkaan työmaalle vai johonkin muuhun tarkoitukseen. Tieto on usein vain ostoksen tehneellä henkilöllä, joten se kannattaa kirjata kuitille silloin, kun asia on vielä tuoreessa muistissa.

Yrityksen ja yrittäjän omat ostokset sekoittuvat

Sähköinen järjestelmä ei itsestään ratkaise, mikä tapahtuma on yksityinen ja mikä liiketoimintaan kuuluva. Jos samalla kortilla maksetaan molempia, erottelu jää tehtäväksi jälkikäteen, mikä vie yleensä enemmän aikaa kuin asian merkitseminen ostohetkellä.

Sama aineisto lähetetään useaa reittiä

Kuitti, joka lähetetään varmuuden vuoksi sekä sovelluksella että sähköpostilla, ei ole kahdesti tallessa vaan kahdesti käsiteltävä. Päällekkäiset toimitukset aiheuttavat selvitystyötä ja pahimmillaan kaksinkertaisia kirjauksia, jotka joudutaan myöhemmin etsimään ja oikaisemaan.

Laskut jäävät hyväksymättä

Laskun saapuminen järjestelmään ei vielä vie sitä maksuun. Jos hyväksyntä tai pyydetty lisätieto viivästyy, eräpäivä voi mennä ohi, vaikka lasku on ollut koko ajan näkyvissä. Näin voi käydä etenkin silloin, kun hyväksymisvastuuta ei ole nimetty kenellekään.

Automaation ehdotus ei ole sama asia kuin lopullinen ratkaisu

Ohjelmisto voi tunnistaa laskun tiedot ja ehdottaa tiliöintiä aiempien tapahtumien perusteella. Ehdotus voi nopeuttaa toistuvien ostojen käsittelyä, mutta poikkeavat, kertaluonteiset tai tulkintaa vaativat tapahtumat tarvitsevat edelleen ihmisen arvion.

Hyöty syntyy työnkulusta, ei ohjelmiston nimestä

Sähköisen taloushallinnon hyödyistä puhutaan usein irrallaan siitä, miten työ tosiasiassa tehdään. Ero näkyy selvimmin, kun vertaa kahta tapaa hoitaa sama asia.

Hajanaisesti hoidettu taloushallinto

Laskut tehdään yhdessä paikassa ja maksetaan toisessa, kuitit ovat osin puhelimen kuvissa ja osin sähköpostin liitteinä, ja osa aineistosta löytyy vasta kysymällä. Puuttuvia tietoja selvitetään jälkikäteen, tyypillisesti silloin kun kirjanpitäjä valmistelee kuukauden kirjauksia. Yrittäjä näkee yrityksen tilanteen vasta raporttien valmistuttua, eli tilanteen, joka on jo mennyt.

Yhdessä sovittu sähköinen toimintamalli

Jokaisella aineistotyypillä on yksi sovittu paikka, kuitit tallennetaan tapahtuman yhteydessä ja laskujen hyväksymiselle on nimetty vastuuhenkilö. Yrittäjä ja kirjanpitäjä työskentelevät samojen tietojen pohjalta, joten kysymykset koskevat yksittäisiä tapahtumia eivätkä kokonaisen kuukauden aineistoa.

Sovittu toimintamalli vähentää kadonneita ja puuttuvia tositteita, poistaa saman tiedon käsin siirtämistä ja lyhentää selvittelyviestien ketjuja. Avoimet laskut ja tulevat maksut voivat näkyä yhdestä paikasta, jolloin poikkeamat voidaan huomata aiemmin. Aika kuluu silloin lukujen ymmärtämiseen eikä aineiston etsimiseen, ja vasta siinä vaiheessa on mielekästä pohtia, millaista tietoa päätöksenteko vaatii toteutuneiden lukujen lisäksi.

Sähköinen taloushallinto ei silti automaattisesti tarkoita halvempaa kirjanpitoa. Ohjelmistosta syntyy oma kustannuksensa, ja lopullinen hinta riippuu tapahtumien määrästä sekä siitä, kuinka valmiina aineisto tulee käsittelyyn.

Ohjelmisto valitaan yrityksen arjen perusteella

Ohjelmistoa ei kannata valita ominaisuuslistan pituuden perusteella, vaan sen mukaan, millaista arkea yrityksessä eletään. Valintaan vaikuttavat myynti- ja ostolaskujen määrä kuukaudessa, tehdäänkö yrityksessä palkanlaskentaa ja kuinka moni käsittelee tai hyväksyy laskuja. Merkitystä on myös sillä, käytetäänkö yrityskortteja, tarvitaanko kustannuspaikkoja tai muuta tarkempaa seurantaa, millainen laskutus- ja pankkiratkaisu yrityksellä on jo käytössä ja mitä yrittäjä haluaa tehdä itse ja mitä siirtää tilitoimistolle. Pieni tapahtumamäärä ja raskas kokonaisuus ovat harvoin hyvä yhdistelmä.

Voudittarella kirjanpito hoidetaan sähköisesti Fennoa- tai Procountor-ohjelmistolla, ja aineistoa voidaan toimittaa sovitun kokonaisuuden mukaan myös eTaskun tai Holvin kautta. Fennoa ja Procountor ovat siis ohjelmistoja, joilla kirjanpitoa tehdään, kun taas eTasku ja Holvi ovat tapoja toimittaa aineistoa. Perinteistä paperipohjaista mappikirjanpitoa Vouditar ei pääsääntöisesti tee. Kokonaisuudesta kerrotaan tarkemmin sivulla Voudittaren kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelut.

Näin sähköiseen taloushallintoon siirtyminen kannattaa valmistella

Siirtymistä kannattaa valmistella ennen varsinaista käyttöönottopäivää. Alla yleinen toimintamalli, jonka vaiheet kannattaa käydä läpi oman kirjanpitäjän kanssa.

1. Selvitetään nykyinen tapa

Missä myyntilaskut tehdään? Miten ostolaskut saapuvat ja kenelle? Mihin kuitit tällä hetkellä tallennetaan ja kuka hyväksyy laskut? Nykytila kannattaa kirjata ylös sellaisena kuin se on, ei sellaisena kuin sen pitäisi olla.

2. Sovitaan vastuut

Kuka laskuttaa, kuka hyväksyy ostot ja kuka toimittaa palkkatiedot? Yhtä tärkeää on sopia, missä tilanteessa kirjanpitäjälle annetaan lisäselvitys ja kuka sen antaa. Yhden hengen yrityksessä vastuut ovat samalla henkilöllä, mutta silloinkin niistä on hyvä olla tietoinen.

3. Valitaan yksi pääasiallinen reitti aineistolle

Tavoitteena ei ole ottaa käyttöön mahdollisimman monta sovellusta vaan vähentää rinnakkaisia kanavia. Jos kuitit kulkevat yhtä reittiä ja ostolaskut toista, kummankin reitin pitää olla kaikille selvä.

4. Määritetään käyttöoikeudet ja hyväksymiskäytännöt

Kaikkien ei tarvitse päästä kaikkeen. Oikeudet määritetään yrityksen koon ja tehtävien mukaan, ja samalla sovitaan, kenen hyväksyntää lasku edellyttää ennen maksua.

5. Ensimmäinen kuukausi tarkistetaan tavallista huolellisemmin

Ensimmäisen kuukauden aikana voi paljastua puuttuvia asetuksia, epäselviä vastuita tai yksittäisiä tapahtumia, joille tarvitaan oma käsittelytapansa. Nämä on helpompi korjata heti kuin tilikauden lopussa.

Käyttöönoton jälkeen kannattaa varmistaa, että vastaukset seuraaviin kysymyksiin ovat kaikkien tiedossa:

• Miten kuitit toimitetaan?
• Kuka hyväksyy ostolaskut?
• Milloin palkkatiedot annetaan?
• Mistä yrittäjä näkee avoimet myynnit?
• Keneltä kysytään, jos tapahtuman käsittely on epäselvä?

Millaiselle pienyritykselle sähköinen taloushallinto sopii?

Sopivuus ei ratkea yritysmuodon perusteella. Kolme tavallista tilannetta havainnollistaa, miten tarpeet eroavat toisistaan.

Yksinyrittäjä, jolla on vähän tapahtumia

Yksinyrittäjä tarvitsee kevyen ja selkeän tavan laskuttaa, tallentaa kuitit ja toimittaa aineisto kirjanpitäjälle. Liian laaja kokonaisuus voi tuoda enemmän hallinnointia kuin hyötyä, jos laskuja on muutama kuukaudessa.

Palveluyritys, jolla on säännöllistä laskutusta

Palveluyritys hyötyy myyntilaskujen seurannasta, toistuvien ostolaskujen käsittelystä ja siitä, että avoimet saatavat ja tulevat maksut voidaan nähdä samasta paikasta. Kassan ennakoiminen helpottuu, kun laskujen tila on nähtävissä ilman erillistä kyselyä.

Pieni työnantajayritys tai kasvava yritys

Pieni työnantajayritys tai kasvava yritys tarvitsee kirjanpidon lisäksi selkeän työnkulun palkka-aineistolle, hyväksymisille, käyttöoikeuksille ja raportoinnille. Kun tapahtumia käsittelee useampi henkilö, selkeiden vastuiden ja yhteisten käytäntöjen merkitys korostuu.

Sopiva ratkaisu ei siis määräydy vain yritysmuodon tai liikevaihdon perusteella. Ratkaisevaa on, kuinka paljon tapahtumia syntyy, miten moni niitä käsittelee ja millaista tietoa yrittäjä tarvitsee päätöstensä tueksi.

Artikkelin lähteet

• Kirjanpitolaki 1336/1997, 2 luku
• Verohallinto: Kirjanpito, tilikausi ja verokausi
• Fennoa: Ostolaskut
• Fennoa: Fennoa Mobiili
• Vouditar: Palvelut

Sähköinen taloushallinto toimii parhaiten osana yrityksen arkea

Toimivassa sähköisessä taloushallinnossa sama tapahtuma dokumentoidaan kerran, oikeassa paikassa ja mahdollisimman pian sen syntymisen jälkeen. Yrittäjällä ja kirjanpitäjällä on käytössään sama tieto, mutta kummankin vastuut ovat selvät. Ohjelmisto on tämän toimintamallin väline, ei sen korvike.