Mitä kirjanpitäjä tekee yrityksen puolesta vuoden aikana?

Kirjanpitäjän työ tulee usein näkyväksi vasta silloin, kun yrittäjä saa raportin, tiedon arvonlisäveron määrästä tai allekirjoitettavan tilinpäätöksen. Lopputulos ei kuitenkaan synny yhtenä päivänä. Se rakentuu tilikauden aikana jokaisesta myynnistä, ostosta, palkasta, maksusta ja tiedosta, jonka perusteella tapahtuma käsitellään oikein.

Kysymykseen, mitä kirjanpitäjä tekee, ei ole yhtä vastausta, koska tehtävät eivät ole kaikille yrityksille samat. Toisen yrityksen kohdalla työhön kuuluu palkanlaskenta ja arvonlisäveroilmoitukset kuukausittain, toisen kohdalla juokseva kirjanpito ja kerran vuodessa laadittava tilinpäätös. Myöskään kirjanpitäjän vuosi ei useinkaan vastaa kalenterivuotta: tilikausi on lähtökohtaisesti 12 kuukautta, mutta se voi poiketa kalenterivuodesta ja olla toiminnan alkaessa, päättyessä tai tilikautta muutettaessa enintään 18 kuukautta.

Tässä artikkelissa seurataan yhtä tilikautta sen alusta seuraavan tilikauden alkuun. Samalla selviää, mitä kirjanpitäjä tekee säännöllisesti, mitä palkanmaksu ja verokaudet tuovat mukaan, mitä tilinpäätöksessä tapahtuu ja mitkä asiat kuuluvat edelleen yrittäjän päätettäviksi.

Kirjanpitäjän vuosi ei kulje tammikuusta joulukuuhun

Kirjanpitäjän työtä ei ohjaa yksi kalenteri vaan useampi samanaikainen rytmi. Työ etenee yrityksen tilikauden, verokauden, aineiston käsittelyrytmin, palkanmaksupäivien ja poikkeavien liiketapahtumien mukaan. Nämä eivät osu samoihin päiviin, ja siksi kirjanpitäjän vuosi näyttää erilaiselta kahdessa muuten samankokoisessa yrityksessä.

Neljä samanaikaista rytmiä

Jatkuva rytmi: myynnit, ostot ja maksut

Verokauden rytmi: arvonlisävero ja muut ilmoitukset

Palkkarytmi: palkkatiedot, laskenta ja tulorekisteri

Tilikauden rytmi: tilinpäätös, veroilmoitus ja uuden kauden avaaminen

Se, mitä kirjanpitäjä tekee yrityksen puolesta, määräytyy yritysmuodon, toiminnan, ilmoitusvelvollisuuksien ja palvelusopimuksen perusteella. Palkanlaskenta, laskujen maksaminen, maksumuistutukset, budjetointi ja veroasioiden suunnittelu eivät kuulu automaattisesti jokaiseen kirjanpitopalveluun. Palveluun voidaan sisällyttää kirjanpidon lisäksi palkanlaskentaa ja muita erikseen sovittuja taloushallinnon tehtäviä.

Tilikausi alkaa siitä, mihin edellinen päättyi

Yrityksen talous ei nollaannu tilikauden vaihtuessa. Uusi tilikausi ei ala tyhjältä pöydältä eikä ensimmäisestä kuitista, vaan edellisen tilikauden päättävästä taseesta, joka muodostaa uuden kauden avaavat saldot.

Yrityksellä voi olla tilikauden vaihtuessa rahaa pankkitilillä, avoimia saamisia asiakkailta, maksamattomia ostovelkoja, lainaa ja käyttöomaisuutta. Nämä eivät katoa vuodenvaihteessa. Lainan jäljellä oleva määrä ja käyttöomaisuuden poistamaton arvo jatkuvat seuraavalle kaudelle sellaisina kuin ne olivat tilinpäätöspäivänä. Kirjanpitäjän tehtävänä on varmistaa, että uuden tilikauden avaavat saldot vastaavat edellisen tilikauden päättävää tasetta.

Jos asiakkaan lasku on avoinna tilikauden päättyessä, se näkyy tilinpäätöksessä myyntisaamisena ja siirtyy seuraavan tilikauden alkuun avoimena saatavana. Kun asiakas maksaa laskun myöhemmin, maksu kohdistetaan jo aiemmin syntyneeseen saatavaan – sitä ei kirjata uutena myyntinä. Sama periaate koskee tilikauden vaihteessa avoinna olevia ostolaskuja: myöhempi maksu kohdistetaan aiemmin kirjattuun velkaan eikä uudeksi ostoksi.

Jokainen käsittelyjakso rakentaa tulevaa tilinpäätöstä

Tilikauden aikana toistuva työ on kirjanpitäjän vuoden runko. Käsittelyjakson alussa tarkistetaan, että kauden aineisto on riittävä, ja tositteet yhdistetään niitä vastaaviin tapahtumiin. Tuotot, kulut, varat, velat ja maksut kirjataan oikeille tileille, tapahtumien arvonlisävero käsitellään ja pankkitilien, myyntisaamisten sekä ostovelkojen tietoja täsmäytetään. Puuttuvat tai ristiriitaiset tiedot selvitetään ennen kuin sovitut raportit muodostetaan.

Kirjanpitäjä ei pelkästään siirrä tositteessa näkyvää summaa kirjanpitoon. Hänen pitää ymmärtää, mitä tapahtuma koskee, mille tilikaudelle tai kaudelle se kuuluu ja vaikuttaako se esimerkiksi arvonlisäveroon, käyttöomaisuuteen, saataviin tai velkoihin. Juuri tämä erottaa kirjaamisen tiedon tallentamisesta.

Yrityksen ostama kannettava tietokone voi olla kirjanpidossa eri asia kuin tavallinen toimistotarvike. Hankinnan arvo, käyttötarkoitus ja arvioitu käyttöaika voivat vaikuttaa siihen, kirjataanko meno kerralla vai käsitelläänkö hankintaa käyttöomaisuutena useamman tilikauden aikana. Yhtä euromääräistä rajaa ei kannata pitää sääntönä, koska ratkaisuun vaikuttavat sekä kirjanpidon että verotuksen näkökulmat.

Lue myös, miten sähköinen taloushallinto pienyritykselle kokoaa laskut, kuitit ja maksut kirjanpidon käsiteltäväksi.

Verokausi jakaa tilikauden pienempiin tarkistuspisteisiin

Arvonlisäveroilmoitus ei ole kirjanpidosta erillinen lomake, joka täytetään kuukauden lopussa muistista. Sen tiedot muodostuvat käsitellyistä myynneistä, ostoista ja muista arvonlisäveroon vaikuttavista tapahtumista. Siksi ilmoitusta edeltää aina kirjanpidon työ, ei toisin päin.

Yrityksen arvonlisäverokausi voi olla kuukausi, neljännesvuosi tai vuosi, ja verokausi määrää samalla sen, kuinka usein tilikausi jakautuu tarkistuspisteisiin. Ennen ilmoitusta kauden tapahtumien pitää olla riittävästi käsiteltyjä: puuttuva ostolasku, väärä verokanta tai epäselvä tapahtuman luonne vaikuttavat suoraan ilmoitettaviin lukuihin. Kirjanpitäjä laatii ja antaa ilmoituksen vain, jos se kuuluu sovittuun palveluun ja tarvittavat valtuudet ovat kunnossa. Ilmoituksen laatiminen ei myöskään ole sama asia kuin veron maksaminen, ja näiden työnjaosta on hyvä sopia erikseen.

Arvonlisäveron ilmoitus- ja maksupäivä riippuu yrityksen verokaudesta. Kuukausiverokaudella määräpäivä on yleensä verokautta seuraavan toisen kuukauden 12. päivä, kun taas neljännesvuosi- ja vuosiverokausilla aikataulu on toinen. Sama kuukausirytmi ei siis koske kaikkia yrityksiä.

Palkkapäivä tuo vuoden sisään oman työketjunsa

Palkanlaskenta kuuluu kirjanpitäjän tehtäviin vain silloin, kun siitä on sovittu. Palkkaa ei myöskään voida laskea pelkästään kirjanpidon tositteiden perusteella, vaan laskentaa varten tarvitaan työnantajalta ajantasaiset palkkatiedot.

Ennen palkanmaksua

Laskentaa varten tarvitaan sovitut palkat ja tehdyt tunnit sekä ne tiedot, jotka kyseisen työntekijän palkkaan vaikuttavat: poissaolot, lomat, luontoisedut, palkkiot tai kulukorvaukset. Kaikki näistä eivät koske jokaista palkansaajaa, ja juuri siksi tiedot on toimitettava palkkakohtaisesti eikä oletuksena.

Palkanmaksun yhteydessä

Kirjanpitäjä tai palkanlaskija laskee brutto- ja nettopalkan, huomioi ennakonpidätyksen ja sovellettavat maksut, muodostaa palkkalaskelman ja tuottaa sovitut maksutiedot tai maksuaineiston. Se, kuka lopulta käynnistää maksun, sovitaan erikseen.

Palkanmaksun jälkeen

Palkkatietoilmoitus annetaan tulorekisteriin pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Työnantajan erillisilmoituksen määräpäivä on tavallisesti seuraavan kuukauden 5. päivä, ja työnantajasuoritukset maksetaan yrityksen verokauden mukaan. Palkanmaksu synnyttää siis oman aikataulunsa, joka kulkee arvonlisäverokauden rinnalla mutta ei samassa tahdissa.

Kirjanpitäjän tehtävänä voi olla palkan laskeminen ja ilmoittaminen. Työnantaja puolestaan vastaa siitä, että palkkaan vaikuttavat tiedot ovat oikein ja käytettävissä ennen sovittua määräaikaa.

Kaikki vuoden tapahtumat eivät mahdu tavalliseen käsittelyrytmiin

Kirjanpitäjän vuosi ei muodostu pelkästään toistuvista laskuista ja ilmoituksista. Yrityksen toiminnassa voi tapahtua asioita, joiden kirjanpitokäsittely vaatii enemmän taustatietoa kuin tositteesta näkyy. Tällaisia ovat esimerkiksi merkittävä investointi, laina tai muu rahoitus, ensimmäisen työntekijän palkkaaminen, ulkomaille suuntautuva myynti tai ostaminen, omistajien väliset järjestelyt ja yrityksen toiminnan olennainen muuttuminen.

Näissä tilanteissa ratkaisevaa ei ole tositteen summa vaan se, mitä järjestelystä on sovittu ja mihin tarkoitukseen se liittyy. Tieto on yrityksellä, ja se on kerrottava kirjanpitäjälle erikseen.

Tilikauden loppua valmistellaan ennen viimeistä päivää

Tilikauden päättymistä lähestyttäessä kirjanpitäjän on selvitettävä, riittävätkö vuoden tiedot tilinpäätöksen laatimiseen. Käytännössä tämä tarkoittaa sen tarkistamista, ovatko kaikki tilikaudelle kuuluvat myynnit ja ostot mukana, onko yrityksellä avoimia saatavia tai velkoja ja liittyykö tilikauteen kuluja tai tuottoja, joiden lasku saapuu vasta myöhemmin.

Osa tiedoista koskee eriä, jotka eivät näy tavallisessa laskuvirrassa lainkaan. Varasto ja keskeneräiset työt on arvioitava tilinpäätöspäivän tilanteen mukaan. Käyttöomaisuudesta on tiedettävä, mitä on hankittu, myyty tai poistettu käytöstä. Lainojen saldot täsmäytetään rahoittajien tietoihin, ja palkkoihin sekä henkilösivukuluihin liittyvien tietojen on oltava valmiit. Lisäksi selvitetään, onko yrityksessä tapahtunut jotain poikkeavaa, jota tositteista ei voi tunnistaa.

Tosite ei kerro kaikkea tilinpäätöstä varten

Kirjanpitäjä näkee laskusta myyjän, summan ja hankinnan kuvauksen. Hän ei välttämättä näe, onko hankinta edelleen yrityksen käytössä, onko varastossa tilikauden päättyessä myymättömiä tuotteita tai onko avoin saatava muuttunut epävarmaksi. Osa tilinpäätöstiedoista tulee siksi aina yritykseltä itseltään.

Tilinpäätöksessä vuoden tapahtumat kohdistetaan oikealle tilikaudelle

Tilinpäätöksen laatiminen alkaa tilikauden kirjanpidon loppuun saattamisesta ja olennaisten tase-erien täsmäyttämisestä. Saatavat ja velat tarkistetaan, tulot ja menot jaksotetaan oikealle tilikaudelle, käyttöomaisuudesta tehdään poistot ja varasto sekä muu vaihto-omaisuus huomioidaan, jos yrityksellä on niitä. Tilikauden verot käsitellään, ja lopuksi muodostetaan tuloslaskelma, tase, liitetiedot ja tarvittavat tase-erittelyt. Tilinpäätöksen sisältö vaihtelee yrityksen koon, muodon ja sovellettavien vaatimusten mukaan, joten esimerkiksi toimintakertomus tai rahoituslaskelma ei koske jokaista pientä yritystä.

Juokseva kirjanpito näyttää, mitä tilikauden aikana on kirjattu. Tilinpäätöksessä tiedot viimeistellään kokonaisuudeksi, jonka pitää kuvata tilikauden tulosta ja yrityksen taloudellista asemaa tilinpäätöspäivänä. Kaikki tilikauden aikana maksettu ei välttämättä kuulu kokonaan sen kuluksi, eikä kaikki tilikaudelle kuuluva tulo tai meno ole välttämättä vielä maksettu.

Tilinpäätös ja mahdollinen toimintakertomus on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tilinpäätös päivätään ja allekirjoitetaan laissa säädetyllä tavalla. Kirjanpitäjä voi laatia tilinpäätöksen, mutta yrityksen johto ei ulkoista omaa allekirjoitus- ja vastuurooliaan kirjanpitäjälle.

Tilinpäätös, veroilmoitus ja kaupparekisteri-ilmoitus eivät ole sama asia

Tilinpäätös, tuloveroilmoitus ja tilinpäätöksen ilmoittaminen kaupparekisteriin liittyvät samoihin lukuihin, mutta niiden tarkoitus, vastaanottaja ja määräaika eivät ole samoja.

Taulukko käyttää osakeyhtiötä esimerkkinä. Kaikkien yritysmuotojen veroilmoitukset ja rekisteröintivelvollisuudet eivät noudata täsmälleen samaa aikataulua, joten oman yrityksen määräajat kannattaa tarkistaa erikseen. Veroilmoitus ei myöskään ole sama asiakirja kuin tilinpäätös, eikä tilinpäätöksen valmistuminen hoida ilmoituksia automaattisesti.

Tilinpäätöksen valmistuminen ei päätä kirjanpitäjän vuotta

Valmis tilinpäätös allekirjoitetaan ja tarvittaessa vahvistetaan yritysmuodon mukaisesti. Veroilmoitus annetaan sovitulla tavalla, ja ilmoitusvelvollisen yrityksen tilinpäätöstiedot toimitetaan kaupparekisteriin. Verohallinto käsittelee veroilmoituksen ja antaa myöhemmin verotuspäätöksen, jonka jälkeen voi vielä tulla korjattavaa tai selvitettävää. Kirjanpitoaineisto säilytetään lakisääteisen ajan, ja päättävän taseen tiedot muodostavat uuden tilikauden avaavan taseen.

Kun uusi tilikausi alkaa, kirjanpitäjä ei aloita tyhjästä. Edellisen tilikauden päättävät luvut ovat uuden vuoden lähtöpiste, ja sama kierto alkaa uudelleen uusilla liiketapahtumilla, verokausilla ja palkanmaksupäivillä.

Mitä yrittäjän pitää tehdä itse vuoden aikana?

Toimittaa

Yrittäjä toimittaa sovitut aineistot, palkkatiedot ja muut tarvittavat tiedot sovitussa aikataulussa. Aikataululla on merkitystä erityisesti verokausien ja palkanmaksun kohdalla, koska ilmoitusten määräajat eivät jousta sen mukaan, milloin aineisto saapuu.

Selittää

Yrittäjä kertoo tapahtumien liiketoiminnallisen taustan silloin, kun se ei käy ilmi laskusta, kuitista tai pankkitapahtumasta. Tämä koskee etenkin poikkeavia hankintoja, järjestelyjä ja tilanteita, joissa sama tosite voidaan käsitellä kirjanpidossa usealla tavalla.

Päättää

Yrittäjä tai yrityksen johto tekee liiketoimintaa koskevat päätökset, hyväksyy tarvittavat asiat ja allekirjoittaa tilinpäätöksen oman asemansa mukaisesti. Kirjanpitäjä voi laskea vaihtoehtoja, käsitellä tapahtumia ja kertoa niiden vaikutuksista, mutta hän ei päätä yrityksen puolesta palkkaamisesta, investoinnista, osingosta tai muusta liiketoimintaratkaisusta.

Kirjanpidon ulkoistaminen siirtää käytännön työtä ammattilaiselle, mutta yrityksen johdon vastuu taloushallinnon asianmukaisesta järjestämisestä ei katoa.

Mitä kirjanpitopalveluun ei pidä olettaa kuuluvan automaattisesti?

Kirjanpitopalvelu ei ole rajaton kokonaisuus, johon sisältyy kaikki yrityksen talouteen liittyvä työ. Erikseen sovittavia tehtäviä voivat olla esimerkiksi palkanlaskenta, myyntilaskujen laatiminen, ostolaskujen maksaminen, maksumuistutukset ja perintä, matka- ja kululaskujen käsittely, budjetointi ja kassavirtaennusteet, verosuunnittelu, investointi- ja kannattavuuslaskelmat, rahoitushakemusten laskelmat, yritysjärjestelyihin liittyvä neuvonta sekä tilinpäätöksen ja veroilmoituksen laatiminen ja tilinpäätöksen ilmoittaminen kaupparekisteriin.

Osa tehtävistä liittyy päivittäiseen maksuliikenteeseen, osa henkilöstöön ja osa yrityksen tulevaisuuden suunnitteluun. Siksi palvelusopimuksessa on olennaista määritellä, mitkä tehtävät kuuluvat jatkuvaan palveluun, mitkä tehdään vain tarvittaessa ja mitkä jäävät yritykselle itselleen.

Voudittaren palveluihin kuuluvat kirjanpito ja palkanlaskenta sekä erillisinä asiantuntijapalveluina muun muassa verosuunnittelu, budjetointi, hinnoittelun tarkastelu, investointilaskelmat ja controller- tai talouspäällikkötehtävät. Sisällöstä kerrotaan tarkemmin sivulla Voudittaren kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelut.

Artikkelin lähteet

• Finlex: Kirjanpitolaki 1336/1997
• Verohallinto: Näin ilmoitat arvonlisäveron
• Tulorekisteri: Ilmoittamisen määräajat
• Verohallinto: Näin ilmoitat palkat ja työnantajasuoritukset
• Verohallinto: Osakeyhtiön ja osuuskunnan veroilmoitus
• PRH: Osakeyhtiö ja osuuskunta – tilinpäätös kaupparekisteriin
• Vouditar: Palvelut

Vuoden tapahtumat määrittävät kirjanpitäjän työn

Kirjanpitäjän työmäärä ja tehtävät eivät määräydy vain yrityksen koon perusteella. Ratkaisevaa on, kuinka paljon ja millaisia tapahtumia yrityksessä syntyy, onko työntekijöitä, millainen verokausi yrityksellä on ja mitä palveluun on sovittu kuuluvaksi.