Mitä kirjanpitäjälle pitää kertoa? Tositteen lisäksi tarvittavat tiedot

Yrityksen kortilla on maksettu ravintolalasku. Kuitista näkyvät ravintola, päivämäärä, summa ja arvonlisävero, mutta ei se, oliko kyse henkilöstön sisäisestä tapaamisesta, asiakkaan kanssa käydystä neuvottelusta, edustamisesta vai yrittäjän omasta ateriasta. Kirjanpitäjä näkee maksun, mutta ei tapahtuman tarkoitusta.

Sama summa voidaan käsitellä eri tavalla sen perusteella, ketä tilaisuus koski, mikä sen tarkoitus oli ja miten se liittyi yrityksen tulonhankintaan. Siksi tositteen lisäksi tarvitaan joskus lyhyt selvitys, jota kirjanpitäjä ei voi päätellä itse.

Tässä artikkelissa käydään läpi, mitä kirjanpitäjälle pitää kertoa ennen tavallisesta toiminnasta poikkeavaa päätöstä, maksun yhteydessä ja silloin, kun tapahtuman tilanne muuttuu jälkikäteen. Aiheena ei ole se, missä muodossa tositteet teknisesti toimitetaan, eikä kirjanpitäjän koko vuosittainen työ, vaan se taustatieto, joka ei välity aineiston mukana automaattisesti.

Tosite kertoo tapahtuman, mutta ei aina sen merkitystä

Tosite dokumentoi liiketapahtuman, mutta se ei aina kerro, miksi tapahtuma liittyy yrityksen toimintaan tai miten se pitäisi käsitellä. Puuttuva tieto on yleensä jokin näistä kolmesta.

Kolme tietoa, joita tositteesta voi puuttua

Tarkoitus Mihin yrityksen toimintaan hankinta, maksu tai tulo liittyy?

Osapuolet Ketä tapahtuma koskee: asiakasta, työntekijää, omistajaa, yritystä vai osittain yksityistaloutta?

Tilanne Onko kyse tavallisesta ostosta, investoinnista, rahoituksesta, korjauksesta, hyvityksestä vai jostain myöhemmin muuttuneesta tapahtumasta?

Kirjanpitäjän ei pidä arvata liiketoiminnan taustaa. Jos tapahtuman luonne ei käy aineistosta ilmi, oikea tapa on pyytää lisätieto yrittäjältä. Mitä lähempänä tapahtumahetkeä tieto annetaan, sitä helpompi yrittäjänkin on muistaa asia oikein.

Tämä ei tarkoita, että jokaisesta tapahtumasta pitäisi kirjoittaa erillistä selvitystä. Tavalliset ja selkeät laskut käsitellään normaalisti ilman ylimääräistä viestittelyä. Lisätietoa tarvitaan vain silloin, kun aineisto jättää olennaisen kysymyksen auki. Työnjako ja aineiston toimittamisen käytännöt sovitaan yrityksen tilanteen mukaan.

Kerro ennen kuin päätös muuttuu laskuksi tai maksuksi

Osa tiedoista tulee liian myöhään, jos ne kerrotaan vasta kuitin tai laskun mukana. Seuraavat kolme tilannetta havainnollistavat, milloin kirjanpitäjä tarvitsee tiedon jo ennen tapahtumaa.

Ensimmäisen työntekijän palkkaaminen muuttaa muutakin kuin kulujen määrää

Palkkalaskelmaa ei voi tehdä vasta pankkitilillä näkyvän maksun perusteella. Palkan määrä ja ilmoitettavat tiedot on laskettava ennen maksua, joten kirjanpitäjän tai palkanlaskijan pitää saada tieto ennen ensimmäistä palkanmaksua, jos palkanlaskenta kuuluu palveluun.

Tarvittavia tietoja ovat esimerkiksi työsuhteen alkaminen, sovittu palkka ja palkanmaksurytmi, työaikatiedot, mahdolliset luontoisedut, poissaolot sekä työntekijän verokortti ja muut palkanlaskennan tarvitsemat tiedot. Maksetut palkat ilmoitetaan tulorekisteriin pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Siksi palkkaan vaikuttavien tietojen pitää olla käytettävissä ennen maksua, ja ilmoitus annetaan pian sen jälkeen.

Merkittävästä hankinnasta kannattaa kertoa ennen tilauksen vahvistamista

Kun yritys hankkii koneen, ajoneuvon, laitteen tai muuta pitkäksi aikaa toimintaan tulevaa omaisuutta, ostohinta ei yksin kerro kirjanpidollista käsittelyä. Käyttötarkoitus ja arvioitu käyttöaika voivat olla olennaisia, ja rahoitustapa tuo mukanaan oman aineistonsa. Hankintaan voi liittyä käsiraha, osamaksu, leasing, laina tai vaihdossa annettua omaisuutta koskeva järjestely, ja näistä kirjanpitäjä tarvitsee sopimuksen tai rahoituserittelyn eikä pelkkää ensimmäistä laskua.

Investoinnin taloudellisten vaihtoehtojen vertailua käsitellään erikseen artikkelissa milloin yritys tarvitsee controller-palvelua. Tässä kysymys on eri: mitä tietoa hankinnan kirjanpitokäsittely edellyttää sen jälkeen, kun päätös on tehty.

Laina, pääomasijoitus ja omistajan maksama yrityksen meno eivät ole sama asia

Yrityksen tilille saapuva raha ei ole automaattisesti myyntituloa. Se voi olla esimerkiksi pankkilaina tai omistajan yhtiöön tekemä sijoitus. Omistaja voi myös maksaa yrityksen menon omista varoistaan, ja yritys voi puolestaan maksaa omistajalle rahaa eri perusteilla.

Kirjanpitäjän pitää tietää, mihin rahansiirto tai omistajan maksama meno perustuu ja onko siitä sopimus, päätös, kuitti tai muu selvitys. Pankkitapahtuman selite ei yleensä riitä erottamaan lainaa, pääomasijoitusta, kulukorvausta, lainan takaisinmaksua tai muuta omistajan ja yrityksen välistä tapahtumaa.

Kun yrityksen kortilla maksetaan, käyttötarkoitus ratkaisee

Ravintola- ja tarjoilukulut

Kirjanpitäjä ei voi päätellä ravintolan nimestä, oliko kyse henkilöstön sisäisestä tilaisuudesta, asiakkaan kanssa käydystä liikeneuvottelusta, edustamisesta vai yksityisestä ateriasta. Edustus- ja neuvottelukulujen verokohtelu voi erota toisistaan, eivätkä omistajan yksityismenot ole yrityksen liiketoiminnan menoja lainkaan.

Kuitin yhteyteen tai sovittuun järjestelmään tarvitaan siksi tilaisuuden tarkoitus, osallistujat tai osallistujaryhmä, edustetut yritykset ja yhteys yrityksen toimintaan. Nämä mahtuvat yleensä yhteen virkkeeseen.

Yrityksen ja yrittäjän omat hankinnat

Samassa verkkokauppatilauksessa voi olla sekä yrityksen että yksityistalouden tuotteita. Yksityinen ostos voi tulla vahingossa maksetuksi yrityksen kortilla. Yrityksen ostama laite voi tulla myös yksityiskäyttöön, tai ostos voidaan myöhemmin hyvittää osittain.

Virhettä ei tarvitse peittää tai yrittää korjata itse keksityllä selitteellä. Kirjanpitäjälle kerrotaan suoraan, mikä osa kuuluu yritykselle ja mikä ei. Arvonlisäveron vähennysoikeus koskee lähtökohtaisesti arvonlisäverolliseen liiketoimintaan tehtyjä hankintoja, ei yrittäjän, omistajan tai henkilökunnan yksityiskäyttöön hankittuja tavaroita ja palveluja, joten jaon täytyy perustua tosiasioihin eikä oletukseen.

Ajoneuvo ja ajot

Polttoainekuitti kertoo tankkauksen, ei sitä, mikä ajoneuvo on kyseessä, omistaako tai vuokraako sen yritys vai yrittäjä ja käytetäänkö autoa myös yksityisajoihin. Kirjanpitäjä tarvitsee myös tiedon siitä, liittyykö maksu tiettyyn työmatkaan ja onko käytössä ajopäiväkirja tai muu selvitys.

Ajoneuvon arvonlisäveron vähennysoikeus ja kulujen käsittely riippuvat muun muassa ajoneuvotyypistä ja käyttötarkoituksesta. Ajopäiväkirjalla tai muulla luotettavalla selvityksellä yritystoiminnan ajot voidaan erottaa yksityisajoista, joten sama käsittelytapa ei sovi kaikkiin autoihin.

Ulkomainen lasku tarvitsee muutakin kuin valuuttakurssin

Kansainvälisen tavara- ja palvelukaupan arvonlisäverotus riippuu muun muassa kaupan luonteesta, osapuolista ja myyntimaasäännöistä. EU:n sisäiseen tavarakauppaan, kansainväliseen palvelukauppaan ja kuluttajamyyntiin sovelletaan eri tilanteissa eri menettelyjä.

Kirjanpitäjä tarvitsee kansainvälisestä tapahtumasta tiedon ennen ensimmäistä ilmoitusta, koska pelkkä ulkomainen myyjä tai valuutta ei vielä ratkaise arvonlisäverokäsittelyä. Olennaista on, onko kyse tavarasta vai palvelusta, onko toinen osapuoli yritys vai kuluttaja ja missä maassa hän sijaitsee. Merkitystä on myös sillä, onko maa EU:ssa vai sen ulkopuolella, mihin maahan tavara toimitettiin tai missä palvelu suoritettiin, sisältääkö lasku ulkomaista arvonlisäveroa ja onko yrityksen alv-tunniste ilmoitettu myyjälle. Tullausasiakirjat ja muut tositteet tarvitaan silloin, kun kauppaan liittyy tuontia.

Nämä tiedot eivät useinkaan käy ilmi itse laskusta, ja yksi puuttuva tieto voi muuttaa koko käsittelyn.

Kaikki yrityksen muutokset eivät näy pankkitilillä

Osa kirjanpitäjän tarvitsemasta tiedosta ei synny maksuna eikä laskuna lainkaan. Yrityksen tilanne voi muuttua tavalla, joka vaikuttaa kirjanpitoon ja ilmoituksiin ennen kuin ensimmäinen tosite ehtii syntyä.

Toiminta laajenee tai muuttuu

Yritys alkaa myydä uutta palvelua, harjoittaa arvonlisäverotonta toimintaa, aloittaa tavarakaupan, ryhtyy työnantajaksi tai siirtyy kansainväliseen kauppaan. Kirjanpidon nykyiset tilit, raportointi ja ilmoitukset eivät välttämättä sovellu uuteen toimintaan sellaisinaan.

Omistuksessa tai johdossa tapahtuu muutos

Kirjanpitäjän pitää tietää omistajan vaihdoksesta, uudesta osakkaasta sekä hallituksen tai toimitusjohtajan muutoksesta. Samoin yrityksen ja omistajien välisistä uusista sopimuksista ja osakepääomaan tai muuhun omaan pääomaan vaikuttavista päätöksistä tarvitaan tieto. Osakeyhtiön omistajanvaihdokseen liittyy käytännössä usein myös muutos hallituksessa tai toimitusjohtajassa, ja rekisteröityjen tietojen muuttuessa voidaan joutua tekemään muutosilmoitus.

Osoite, toimipaikka tai toimiala muuttuu

Yrityksen osoite- ja yhteystiedot sekä muut rekisteröidyt tiedot on pidettävä ajan tasalla, ja esimerkiksi toimialan tai yhtiön johdon muutos voi vaatia muutosilmoituksen. Kirjanpitäjän kannalta muutoksella voi olla vaikutusta laskutustietoihin, rekisteritietoihin, työtilojen käsittelyyn ja kustannusten kohdistamiseen.

Kerro myös, jos tapahtuma muuttuu jälkikäteen

Alkuperäinen tosite ei enää kuvaa tilannetta oikein, jos tapahtuman ehdot muuttuvat myöhemmin. Neljä tavallista tilannetta ovat seuraavat.

Lasku riitautetaan

Kirjanpitäjälle kerrotaan, ettei laskua ole hyväksytty normaalisti maksettavaksi, ja mikä osa siitä on riidanalainen. Tieto on tarpeen silloinkin, kun lasku on jo toimitettu kirjanpitoon.

Asiakas ei maksa

Eräpäivän ylittyminen ei tarkoita samaa asiaa kuin lopullinen luottotappio. Kirjanpitäjä tarvitsee tiedon siitä, onko saatavaa peritty, onko asiakkaan kanssa sovittu maksusuunnitelma, onko saatava riitainen, onko asiakas maksukyvytön vai onko saatava päätetty antaa anteeksi. Nämä ovat eri tilanteita, eivätkä ne näy tiliotteelta.

Ostos palautetaan tai lasku hyvitetään

Jos alkuperäinen lasku on jo toimitettu kirjanpitoon, myös hyvityslasku, palautus tai hinnanalennus tarvitaan. Pelkkä maininta siitä, että tuote palautettiin, ei riitä tositteeksi.

Sopimus muuttuu

Vuokra-, leasing- tai rahoitussopimuksen päättyminen, muuttuminen, lunastaminen tai siirtäminen vaikuttaa käsittelyyn, samoin maksuvapaa jakso tai uusi maksuaikataulu. Muutos voi näkyä pankkitilillä vasta kuukausia myöhemmin, joten tieto kannattaa antaa sopimushetkellä.

Lyhyt selite riittää, kun siinä on oikeat asiat

Lisätiedon ei tarvitse olla pitkä. Useimmiten riittää, että selite vastaa neljään kysymykseen.

Näin kerrot asian kirjanpitäjälle

Mitä tapahtui? Kuvaa tapahtuma yhdellä virkkeellä.

Mihin se liittyy? Kerro yhteys yrityksen toimintaan.

Ketä tai mitä se koskee? Mainitse tarvittavat henkilöt, yritykset, ajoneuvo, projekti tai muu kohde.

Onko jotain muuttunut? Kerro esimerkiksi hyvityksestä, yksityiskäytöstä, riitautuksesta tai uudesta sopimuksesta.

Ero näkyy parhaiten kahdessa esimerkissä.

Liian vähän tietoa: Ravintolakuitti, asiakastapaaminen.

Riittävä tieto: Lounas asiakkaan X Oy:n kahden edustajan kanssa 12.8. Neuvottelimme syksyn palvelusopimuksen jatkosta.

Liian vähän tietoa: Tietokone töihin.

Riittävä tieto: Kannettava hankittu yrityksen työntekijän työvälineeksi. Yritys omistaa laitteen, eikä se tule yksityiskäyttöön.

Kummassakaan jälkimmäisessä ei ole ylimääräistä. Ne kertovat tarkoituksen, osapuolet ja sen, ettei tilanteeseen liity yksityiskäyttöä.

Kaikkea tietoa ei pidä lähettää tavallisella sähköpostilla

Taustatieto sisältää joskus henkilötietoja, ja silloin merkitystä on myös sillä, miten tieto toimitetaan. Käytä kirjanpitäjän kanssa sovittua kanavaa äläkä lähetä tarpeettomia henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita arkaluonteisia tietoja avoimessa viestissä. Toimita vain ne henkilötiedot, joita käsittelyssä tosiasiassa tarvitaan, ja kysy turvallinen toimitustapa palkka-, sopimus- ja henkilötiedoille. Kokonaista asiakirjaa ei kannata liittää mukaan, jos siitä tarvitaan vain yksi tieto.

Sama tiedon minimoinnin periaate näkyy myös viranomaisohjeissa: PRH muistuttaa, ettei muutosilmoituksiin pidä liittää esimerkiksi henkilötunnuksia, kotiosoitteita tai arkaluonteisia tietoja. Tavallinen sähköposti ei ole kaikessa kielletty, mutta kyse on tiedon laadusta, määrästä ja sovitusta toimintatavasta.

Mitä kirjanpitäjä tekee saamallaan lisätiedolla?

Lisätieto ei ole irrallinen viesti, joka vain arkistoidaan kuitin viereen. Se voi ratkaista, mille tilille meno kirjataan, käsitelläänkö se kokonaan yrityksen kuluna ja tarvitaanko tapahtumasta muuta aineistoa. Tiedon perusteella kirjanpitäjä erottaa yrityksen ja yksityisen osuuden, määrittää arvonlisäverokäsittelyn käytettävissä olevien tietojen perusteella, jaksottaa hankinnan oikealle ajanjaksolle ja dokumentoi käsittelyn perusteet kirjanpitoaineiston yhteyteen. Jos tieto vaikuttaa palkkoihin, arvonlisäveroon tai kansainväliseen kauppaan, sillä voi olla vaikutusta myös annettaviin ilmoituksiin.

Kirjanpitäjä ei kuitenkaan päätä tapahtuman liiketoiminnallista tarkoitusta yrittäjän puolesta. Hän käsittelee tapahtuman niiden tosiasioiden perusteella, jotka yritys pystyy kertomaan ja dokumentoimaan. Jos tiedot ovat ristiriitaisia tai puutteellisia, oikea ratkaisu on pyytää lisäselvitystä eikä valita todennäköisintä vaihtoehtoa.

Myöhässä annettu tieto voi tarkoittaa jo tehdyn työn avaamista uudelleen

Kun tieto tulee vasta myöhemmin, työ on usein jo tehty kertaalleen. Tapahtuma on voitu kirjata puutteellisen tiedon perusteella, arvonlisäveroilmoitus tai muu ilmoitus on voitu jo antaa ja raportti muodostaa. Tilikausi voi olla päättymässä tai jo päättynyt.

Palkanmaksuun liittyvä tieto on tässä tiukin: sitä ei voida ottaa huomioon jälkikäteen samalla tavalla kuin ennen maksua, koska palkka on jo maksettu ja ilmoitettu lasketun määrän mukaisena. Tulorekisterin ohjeiden mukaan virheellinen tieto on korjattava, kun virhe huomataan, joten myöhästynyt tieto johtaa käytännössä tapahtuman uudelleenkäsittelyyn tai ilmoituksen korjaamiseen.

Kaikkia muutoksia ei voi ennakoida. Olennaista on kertoa asiasta heti, kun uusi tieto tulee yrityksen tietoon, eikä odottaa seuraavaa tilinpäätöstä.

Palvelusopimus määrittää, kuka kysyy ja kuka toimittaa

Kirjanpitäjä käsittelee hänelle toimitettua aineistoa. Kirjanpitäjä ei yleensä saa kirjanpitoaineistosta tietoa yrityksen sopimuksista, päätöksistä tai suunnitelmista. Ne on kerrottava tai toimitettava erikseen silloin, kun ne vaikuttavat kirjanpitoon tai ilmoituksiin. Yrittäjä puolestaan tuntee tapahtuman todellisen taustan, mutta ei välttämättä tiedä, mikä siitä on kirjanpidon kannalta olennaista. Siksi palvelussa kannattaa sopia myös siitä, miten epäselvät tapahtumat nostetaan käsiteltäviksi ja kuka niistä kysyy.

Jokaisen yrityksen tiedontarve ei ole sama, eikä palvelun sisältö ole kaikilla sama. Palkanlaskenta, maksuliikenne ja laajempi talousneuvonta sovitaan erikseen. Voudittaren palveluihin kuuluvat kirjanpito ja palkanlaskenta sekä erilliset talouden asiantuntijapalvelut, kuten budjetointi, verosuunnittelu, investointilaskelmat ja controller- tai talouspäällikkötehtävät; sisällöstä kerrotaan tarkemmin sivulla Voudittaren kirjanpito- ja palkanlaskentapalvelut.

Kirjanpitäjän säännölliset ja tilikauden päättymiseen liittyvät tehtävät avataan artikkelissa mitä kirjanpitäjä tekee yrityksen puolesta vuoden aikana.

Artikkelin lähteet

• Verohallinto: Edustusmenot tuloverotuksessa
• Verohallinto: Mikä arvonlisävero on?
• Verohallinto: Ajoneuvon ja sen käyttökulujen arvonlisävero
• Verohallinto: Kansainvälinen kauppa
• Verohallinto: Kansainvälisen palvelukaupan arvonlisäverotus
• Tulorekisteri: Palkat – tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin
• PRH: Osakeyhtiön muutosilmoitus
• Vouditar: Palvelut

Poikkeavat tilanteet kannattaa kertoa ajoissa

Kirjanpitäjälle ei tarvitse selittää jokaista tavallista ostoa tai myyntiä erikseen. Lisätieto tarvitaan silloin, kun tapahtuman tarkoitus, osapuolet, yksityiskäyttö tai myöhempi muutos ei käy aineistosta riittävän selvästi ilmi. Mitä aikaisemmin tieto annetaan, sitä todennäköisemmin tapahtuma voidaan käsitellä oikein jo ensimmäisellä kerralla.